Bài 3: AI và những nghề viết nội dung – từ Marketing đến Hành chính – Văn phòng

Trong bất kỳ tổ chức nào – từ doanh nghiệp, trường học đến cơ quan nhà nước hay các tổ chức xã hội – luôn tồn tại một nhóm công việc mà giá trị cốt lõi nằm ở khả năng diễn đạt, tổng hợp và trình bày thông tin bằng văn bản. Đó là những người viết nội dung truyền thông, nhân viên marketing, chuyên viên tổng hợp, trợ lý hành chính, soạn thảo công văn – email, và các công việc để chuyển số liệu, yêu cầu hay những ý tưởng rời rạc thành báo cáo. Đây là những nhóm nghề chịu tác động trực diện và nhanh nhất khi AI tạo sinh xuất hiện. Với những người biết điều chỉnh phương pháp làm việc, biết đặt yêu cầu đúng và sử dụng AI như một công cụ hỗ trợ chuyên môn, đây lại là cơ hội để tái định vị vai trò, nâng cao năng suất và phát triển nghề nghiệp.

AI không làm mất đi những công việc này; AI buộc chúng ta phải làm việc theo một cách tiếp cận mới – của tư duy hệ thống, của khả năng tổ chức thông tin, và của người lao động biết sử dụng công cụ thay vì bị phụ thuộc vào công cụ.

Nghề viết nội dung thực chất làm gì – và AI đang tham gia ở những phần nào?

Chuỗi công việc chung của nghề viết nội dung

Dù thuộc lĩnh vực truyền thông, marketing hay hành chính – văn phòng, quá trình tạo ra một văn bản chuyên nghiệp đều diễn ra theo một quy trình tương đối thống nhất: tiếp nhận yêu cầu, thu thập thông tin, hình thành ý tưởng, xây dựng dàn ý, soạn thảo bản nháp, chỉnh sửa, chuẩn hóa và cuối cùng là hoàn thiện văn bản. Điểm khác biệt chủ yếu nằm ở mục tiêu đầu ra: marketing hướng tới truyền thông – tiếp thị, trong khi khối hành chính tập trung vào báo cáo, văn bản nội bộ hoặc giao tiếp chính thức với đối tác và lãnh đạo.

Điều đáng chú ý là AI tạo sinh hiện đã có thể tham gia vào hầu hết các khâu trong quy trình này. Tuy nhiên, mức độ hiệu quả của AI giữa từng khâu lại không giống nhau. Có phần việc AI xử lý gần như hoàn hảo; có phần chỉ hỗ trợ được một phần; và có phần tuyệt đối không thể thay thế con người. Vì vậy, việc hiểu rõ ranh giới năng lực của AI không chỉ giúp người dùng tránh lạm dụng, mà còn giúp định hình mục tiêu đúng đắn và phối hợp giữa con người và công cụ một cách hiệu quả.

Những khâu AI thực hiện tốt

AI phát huy tối đa năng lực khi tác vụ mang tính cấu trúc, có quy tắc rõ ràng và ít phụ thuộc vào bối cảnh nội bộ:

• Chuyển các ý tóm tắt, gạch đầu dòng thành văn bản hoàn chỉnh, mạch lạc
• Soạn thảo bản nháp ban đầu, tạo nhiều phiên bản để người dùng lựa chọn
• Gợi ý tiêu đề, dàn ý, bố cục và cấu trúc trình bày phù hợp
• Tóm tắt biên bản họp, rút ý chính từ tài liệu dài hoặc từ nhiều tài liệu
• Chuẩn hóa chính tả, ngữ pháp, dấu câu và giọng văn theo tiêu chuẩn
• Biến đổi văn phong linh hoạt (trang trọng, thân thiện, trung tính, kỹ thuật…)
• Soạn mẫu công văn, email và thư tín theo chuẩn hành chính hoặc thương mại quốc tế
• Sàng lọc dữ liệu, phân loại tài liệu, đối chiếu thông tin và chuẩn hóa biểu mẫu
• Tự động hóa các tác vụ định kỳ: lập lịch, nhắc việc, tổng hợp báo cáo tuần/tháng
• Hỗ trợ tạo nội dung marketing cơ bản: mô tả sản phẩm, bài đăng mạng xã hội, tagline và slogan sơ bộ
• Gợi ý tối ưu hóa  theo mục tiêu SEO hoặc định hướng chiến dịch truyền thông

Những khâu AI chỉ hỗ trợ một phần

Ở các tác vụ yêu cầu hiểu sâu về môi trường hoạt động, AI chỉ làm vai trò hỗ trợ – con người vẫn giữ vai trò quyết định:

• Nắm bắt và diễn đạt đúng bối cảnh nội bộ, thứ tự ưu tiên và giá trị cốt lõi của tổ chức
• Phân tích dữ liệu để rút ra ý nghĩa, xu hướng, hàm ý chiến lược
• Đề xuất giải pháp hoặc kiến nghị hành động gắn với thực tiễn của từng đơn vị
• Nhận diện thông tin nhạy cảm, nguy cơ truyền thông và các yếu tố cần bảo mật
• Điều chỉnh mức độ chi tiết phù hợp với từng cấp lãnh đạo hoặc từng nhóm độc giả
• Diễn giải quy định, chính sách nội bộ và các ràng buộc pháp lý trong tình huống cụ thể
• Hiểu hệ thống văn bản, quy trình công việc và các “thông lệ của tổ chức”

Những khâu AI chưa thể thay thế

Đây là nhóm năng lực mang tính con người – kết hợp trực giác, trải nghiệm, trách nhiệm và phán đoán chuyên môn:

• Tư duy chiến lược và khả năng xác định hướng tiếp cận tối ưu cho từng nhiệm vụ
• Đánh giá mức độ ưu tiên, phân bổ nguồn lực và đưa ra quyết định chịu trách nhiệm
• Kết nối dữ kiện rời rạc thành lập luận có logic, trọng tâm và đáng tin cậy
• Chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin và hàm ý chính sách trong báo cáo
• Phán đoán rủi ro, điều chỉnh giọng điệu theo bối cảnh nhạy cảm hoặc tình huống phức tạp
• Thấu hiểu con người: cảm xúc, động cơ, xung đột, văn hóa và các tín hiệu phi ngôn ngữ
• Ra quyết định trong khủng hoảng, xử lý truyền thông và duy trì quan hệ với đối tác, báo chí

AI giỏi nhất ở phần “tăng tốc quy trình” nhưng hạn chế ở phần “định hướng và phán đoán”. Hiểu đúng ba mức độ tham gia này giúp người lao động sử dụng AI một cách chủ động, an toàn và hiệu quả – tránh tình trạng lạm dụng hoặc giao phó những trách nhiệm vượt quá khả năng của công cụ.

Những phần việc không được phép giao cho AI

• Phê duyệt quyết định, ký văn bản, hoặc thực hiện bất kỳ hành vi nào gắn với trách nhiệm pháp lý, nghĩa vụ hay các cam kết của tổ chức
• Xử lý khủng hoảng, giải quyết mâu thuẫn nội bộ, thương thảo lợi ích và duy trì quan hệ với báo chí, đối tác, cơ quan quản lý – những tình huống đòi hỏi phán đoán, kinh nghiệm và bản lĩnh cá nhân
• Định hình bản sắc thương hiệu, lựa chọn định hướng chiến lược, đánh giá rủi ro đa chiều và đưa ra các quyết định có tác động dài hạn tới tổ chức
• Đánh giá con người: tuyển dụng, nhận xét hiệu suất, đưa phản hồi quan trọng hoặc các hoạt động liên quan đến tâm lý – động lực cá nhân
• Những tác vụ đòi hỏi trực giác, sự đồng cảm, khả năng đọc tình huống và hiểu biết sâu về văn hóa tổ chức – những yếu tố mà AI tạo sinh hiện nay không thể mô phỏng một cách đáng tin cậy

AI có thể thay thế hoàn toàn nghề viết nội dung trong tương lai không?

Câu trả lời ngắn gọn: Không – AI không thể thay thế hoàn toàn nghề viết nội dung, nhưng sẽ thay thế gần như toàn bộ những phần việc mang tính lặp lại và không tạo giá trị gia tăng.

Trong lĩnh vực marketing, các tác vụ như viết mô tả sản phẩm, tạo ý tưởng sơ bộ, biên tập địa phương hóa hay tối ưu hóa câu chữ có thể được AI xử lý trong vài giây. Ở khối hành chính – văn phòng, những nhiệm vụ như tóm tắt biên bản họp, soạn báo cáo tuần, tạo mẫu văn bản hay tổng hợp dữ liệu định kỳ cũng sẽ dần được AI đảm nhiệm với chất lượng ngày càng cao và mức độ tự động hóa ngày càng lớn.

Tuy nhiên, AI vẫn chưa thể thực hiện những công việc đòi hỏi năng lực tư duy sâu và hiểu biết ngữ cảnh – những yếu tố vốn thuộc về con người. Đó là các tác vụ như:

• Đánh giá tác động của vấn đề hoặc quyết định
• Trích xuất và nhận diện thông tin ẩn quan trọng từ dữ liệu thô
• Đưa ra kiến nghị mang tính chiến lược và có cân nhắc rủi ro
• Nhận diện và phán đoán rủi ro truyền thông hoặc rủi ro vận hành
• Thấu hiểu văn hóa, động lực con người và cách thức vận hành đặc thù của tổ chức

Vì vậy, người lao động trong lĩnh vực này sẽ chuyển từ người “viết từng câu chữ” sang người tổ chức thông tin, đặt yêu cầu đúng, kiểm soát chất lượng đầu ra và đưa ra quyết định cuối cùng. Đây mới là giá trị cốt lõi mà AI chưa thể thay thế.

Vì sao nhiều người vẫn bị AI thay thế? Một minh họa thực tế

Bình luận: Nếu nhìn thoáng qua, bản báo cáo này có thể tạo cảm giác hoàn thiện về câu chữ và bố cục, thậm chí có thể sử dụng ngay. Tuy nhiên, dưới tiêu chuẩn của một báo cáo chính thức, báo cáo này bộc lộ hàng loạt thiếu sót nghiêm trọng về nội dung: không có dữ liệu thực tế hay thông tin cụ thể để chứng minh lập luận; không đưa ra quan điểm định hướng; đề xuất giải pháp mà không dựa trên hiểu biết về văn hóa tổ chức, năng lực đơn vị hay phân tích tính khả thi; và đặc biệt là không thể hiện tư duy đặt vấn đề ở tầm chiến lược. Đây đều là những yêu cầu mà AI không thể tự suy luận, vì chúng nằm trong vùng tri thức và trách nhiệm thuộc về chính người sử dụng.

Một nhân viên văn phòng nếu trình lên lãnh đạo một bản báo cáo được tạo ra theo cách này sẽ đối mặt với rủi ro nghề nghiệp nghiêm trọng. Ở góc độ quản lý, câu hỏi đặt ra là: Tại sao tổ chức phải trả lương cho một vị trí chỉ để gửi câu hỏi cho AI và copy câu trả lời?

Trường hợp này phản chiếu rất rõ nhóm lao động có nguy cơ cao bị AI thay thế: những người đặt câu hỏi nhưng không phân tích và không thể hiện tư duy riêng trong đó. Đây cũng là minh chứng rõ ràng cho luận điểm được thảo luận nhiều hiện nay: AI không thay thế con người; AI chỉ thay thế những người không biết phân tích, không đánh giá được nội dung và không đủ năng lực sử dụng công cụ một cách có trách nhiệm.

Người lao động cần học gì để sử dụng AI hiệu quả – và không bị thay thế?

Như ví dụ trên cho thấy, khác biệt giữa người bị thay thế và người được hưởng lợi trong kỷ nguyên AI không nằm ở tên gọi vị trí việc làm, mà nằm ở phương pháp làm việc. Những người biết tổ chức thông tin, đặt yêu cầu đúng và định hướng cho công cụ sẽ gia tăng giá trị chuyên môn; ngược lại, những ai chỉ “nhờ AI viết hộ”, không bổ sung tư duy cá nhân và không kiểm soát đầu ra sẽ nhanh chóng bị đào thải.

Tư duy nền tảng: Tư duy tổ chức thông tin

Trong các nghề dựa nhiều vào ngôn ngữ, giá trị lớn nhất của con người không phải ở tốc độ đánh máy hay khả năng viết lại câu chữ, mà ở năng lực tư duy hệ thống đa chiều. Đây là điểm mà mọi mô hình AI, dù mạnh đến đâu, vẫn không thể thay thế.

Cốt lõi của tư duy này bao gồm:

• Xác định đúng mục tiêu của văn bản – viết để làm gì, phục vụ ai, giải quyết vấn đề nào;
• Tổ chức cấu trúc nội dung mạch lạc, đảm bảo người đọc hiểu đúng và đủ;
• Nhận diện thông tin quan trọng, phân tách những chi tiết tạo giá trị với những phần có thể lược bỏ;
• Kết nối dữ liệu rời rạc thành một lập luận logic và đáng tin cậy;
• Điều chỉnh giọng điệu phù hợp với từng nhóm người đọc, từng cấp quản lý hoặc từng tình huống giao tiếp.

AI có thể viết nhanh, nhưng con người mới viết đúng. Và trong mọi tổ chức, người “viết đúng” luôn là người hiểu mục tiêu, đọc được bối cảnh và đưa ra quyết định. Chính sự khác biệt này quyết định khả năng tồn tại, thích ứng và thăng tiến của mỗi cá nhân trong kỷ nguyên AI – đặc biệt với những nghề đang chuyển đổi mạnh mẽ như truyền thông, marketing, hành chính và tổng hợp.

Sử dụng AI như một quy trình chuyên môn, không phải là hỏi – đáp rời rạc

Để sử dụng AI một cách hiệu quả, người lao động cần sử dụng công cụ theo một quy trình nhiều bước thay vì đặt một câu hỏi rồi nhận ngay câu trả lời. Quy trình này phản ánh cách làm việc với AI, giúp đảm bảo chất lượng và kiểm soát trong mọi sản phẩm cuối cùng.

Bước 1 – Đối thoại về ý tưởng

Yêu cầu AI đề xuất 3–5 hướng tiếp cận khác nhau dựa trên đầu bài với thông tin đầy đủ và phân tích ưu – nhược điểm của từng hướng. Đây là bước mở không gian sáng tạo và giúp xác định đường đi phù hợp trước khi bắt tay vào viết.

Bước 2 – Xây dựng dàn ý

Yêu cầu AI xây dựng cấu trúc nội dung dựa trên mục tiêu cụ thể: truyền thông, báo cáo, công văn, email, bài thuyết trình… Một dàn ý tốt sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian ở các bước sau.

Bước 3 – Phác thảo bản nháp

Cung cấp cho AI các dữ liệu thô, yêu cầu về giọng văn, mục đích sử dụng và đối tượng người đọc. Đây là thời điểm AI phát huy năng lực tạo nội dung nhanh, đa dạng và có tính gợi ý cao.

Bước 4 – Bổ sung bối cảnh, số liệu, chính sách

Đây là phần AI không thể tự làm. Người lao động phải chủ động cung cấp:

• Dữ liệu từ các báo cáo cần thiết
• Quy định và chính sách liên quan,
• Rủi ro và hạn chế thực tế,
• Bối cảnh nội bộ.

Chính bước này quyết định mức độ chính xác, tin cậy và phù hợp của văn bản. Tuy nhiên, nhiều tổ chức có quy định riêng về việc sử dụng AI với tài liệu nội bộ quan trọng. Với các nội dung liên quan đến bí mật kinh doanh, pháp lý hoặc tài chính, hãy tham khảo ý kiến bộ phận pháp chế trước khi đưa bất kỳ thông tin nội bộ nhạy cảm nào vào hệ thống AI.

Bước 5 – Tinh chỉnh ngôn ngữ

Yêu cầu AI cải thiện mạch logic, giảm trùng lặp, tăng tính trang trọng hoặc súc tích, tùy theo mục tiêu văn bản. Đây là bước cần thiết để nâng cao chất lượng bản thảo.

Bước 6 – Đọc lần cuối và xuất bản – Bắt buộc phải do con người

Không văn bản nào nên được gửi đi chỉ sau một lần AI tạo. Người sử dụng cần kiểm tra:

• Tính chính xác và hợp lý của thông tin,
• Rủi ro bị hiểu sai,
• Các thông tin nhạy cảm,
• Mức độ phù hợp với người nhận và văn hóa tổ chức.

Một nguyên tắc tối thượng: đừng gửi đi những gì bạn không hiểu hoặc không hoàn toàn đồng ý. Điều này có thể gây tổn hại nặng nề đến uy tín nghề nghiệp của bạn.

Prompt là một tài sản trí tuệ cá nhân

Một prompt hiệu quả khi làm việc với AI luôn phải bao gồm bốn thành phần cốt lõi:

• Mục tiêu: ví dụ “Viết báo cáo tuần gửi lãnh đạo phòng”…
• Thông tin đầu vào: dữ kiện, số liệu, bối cảnh, tài liệu tham khảo…
• Tiêu chuẩn đầu ra: giọng văn, độ dài, mức độ chi tiết mong muốn…
• Ràng buộc: tính logic, khả thi, tính trang trọng, tuân thủ quy định…

Prompt của mỗi người không giống nhau. Người sử dụng không cần sao chép hoàn toàn mẫu prompt của người khác, nhưng nên tham khảo cách diễn đạt rõ ràng, nhất quán và đầy đủ yêu cầu. Với người làm nội dung, những prompt tốt có thể giúp tăng năng suất lao động gấp nhiều lần và dần trở thành tài sản trí tuệ cá nhân.

Các mô hình AI hiện nay cũng có khả năng ghi nhớ trong phạm vi các cuộc hội thoại, cho phép duy trì sự ổn định về văn phong, mức độ phân tích và cách lập luận của người dùng. Tuy nhiên, đó không phải là trí nhớ theo nghĩa cá nhân hóa tuyệt đối, mà là năng lực mô phỏng phong cách dựa trên những tín hiệu ngôn ngữ mà người dùng thể hiện qua thời gian. Khi người dùng duy trì một phong cách giao tiếp nhất quán, thể hiện rõ quan điểm hoặc thiên hướng lập luận, AI sẽ dần “bắt nhịp” và điều chỉnh để tương thích.

Vì vậy, có thể xem AI như một “trợ lý làm việc theo phong cách cá nhân”: càng làm việc lâu, AI càng hiểu rõ tiêu chuẩn và cách thức diễn đạt của người dùng. Việc chủ động định hình văn phong, cấu trúc nội dung và trình độ phân tích sẽ giúp AI phản hồi ổn định hơn và phù hợp hơn với yêu cầu công việc. Đây cũng là nền tảng quan trọng để ứng dụng AI hiệu quả trong viết báo, quản lý văn bản, hành chính và truyền thông: AI không thay thế con người; AI phản chiếu cách con người muốn được phục vụ.

Và đó là ý nghĩa sâu xa của kỷ nguyên AI: công cụ càng mạnh, yêu cầu đối với con người càng cao. Những ai biết tư duy, biết đặt câu hỏi đúng và biết kiểm soát chất lượng nội dung sẽ tiến xa hơn. AI có thể giúp ta viết nhanh hơn, nhưng chính con người mới quyết định điều gì đáng để viết và viết để làm gì.

Ở kỳ tiếp theo, Tạp chí Nghề nghiệp và Cuộc sống sẽ giới thiệu Bài 4: “AI và Những nghề tài chính – kế toán – phân tích dữ liệu”, tập trung làm rõ bản chất công việc viết nội dung trong các lĩnh vực khác nhau, những công đoạn đã được AI tự động hóa, mức độ AI có thể thay thế con người, và đặc biệt là các năng lực mà người lao động và sinh viên cần trang bị để sử dụng AI một cách chủ động, hiệu quả để không trở thành nhóm dễ bị thay thế.

Anh Dũng

Bài liên quan

Thiện nguyện: Từ khởi đầu đầy cảm hứng đến những lùm xùm không hồi kết

Dự án thiện nguyện Nuôi Em gây tranh cãi, dư luận đặt câu hỏi về vai trò của Đen Vâu

TP.HCM muốn thu hút người lao động cao tuổi có chuyên môn y tế

“Muốn bứt phá năng suất lao động thì phải chuẩn hoá kỹ năng nghề”