Hotline: 
Bắt đầu từ ngày 1/7/2026, việc giao kết và quản lý hợp đồng lao động điện tử sẽ được siết chặt hơn khi người lao động và doanh nghiệp bắt buộc sử dụng tài khoản VNeID để xác thực danh tính trên hệ thống.
Bộ Nội vụ vừa ban hành Thông tư 08/2026 hướng dẫn thực hiện Nghị định 337 về hợp đồng lao động điện tử. Theo quy định mới, từ ngày 1/7/2026, mọi hợp đồng lao động điện tử sau khi ký kết đều phải được gửi lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia để cấp mã định danh (ID).
Điểm đáng chú ý là cả người lao động và doanh nghiệp khi tham gia hệ thống đều phải sử dụng tài khoản định danh điện tử VNeID để đăng nhập, xác thực và thực hiện các giao dịch liên quan đến hợp đồng lao động điện tử.
Theo Bộ Nội vụ, việc áp dụng cơ chế xác thực qua VNeID nhằm tăng tính minh bạch, bảo đảm an toàn dữ liệu và hạn chế tình trạng giả mạo thông tin trong quá trình ký kết hợp đồng lao động trực tuyến.
Mỗi hợp đồng điện tử hợp lệ sẽ được hệ thống cấp một mã ID duy nhất. Mã này tồn tại xuyên suốt vòng đời hợp đồng, kể cả khi hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hay chấm dứt. Các phụ lục và thông báo liên quan cũng sẽ được quản lý theo mã ID này.
Hợp đồng không đủ điều kiện sẽ bị từ chối
Theo quy định mới, việc cấp mã ID được thực hiện hoàn toàn tự động trên hệ thống trong thời gian tối đa 24 giờ kể từ khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, nếu hợp đồng không đáp ứng yêu cầu về xác thực danh tính, chữ ký số, dấu thời gian hoặc chứng thực dữ liệu điện tử, hệ thống sẽ từ chối cấp ID và thông báo lý do cụ thể.
Thông tư cũng quy định rõ cấu trúc mã định danh hợp đồng lao động điện tử gồm 1 ký tự chữ và 12 ký tự số. Trong đó: Ký tự “A” áp dụng với hợp đồng điện tử được ký từ ngày 1/7/2026; Ký tự “B” áp dụng với hợp đồng chuyển đổi từ bản giấy sang điện tử; Ký tự “C” áp dụng với hợp đồng điện tử được ký trước thời điểm 1/7/2026.
Ngoài ra, toàn bộ dữ liệu hợp đồng lao động điện tử sẽ được lưu trữ tối thiểu 10 năm kể từ thời điểm hợp đồng chấm dứt. Nếu người lao động ký nhiều hợp đồng liên tiếp với cùng doanh nghiệp, thời gian lưu trữ được tính từ hợp đồng cuối cùng.
Cơ quan quản lý cho biết mọi hoạt động truy cập, chia sẻ và khai thác dữ liệu đều phải tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, an ninh mạng và có khả năng truy vết khi cần thiết.
Không bắt buộc bỏ hợp đồng giấy
Dù siết quản lý với hợp đồng lao động điện tử, quy định mới không đồng nghĩa doanh nghiệp bắt buộc phải bỏ hoàn toàn hợp đồng giấy.
Theo các chuyên gia pháp lý, từ ngày 1/7/2026 chỉ là thời điểm chính thức vận hành đồng bộ hệ thống hợp đồng lao động điện tử và áp dụng các quy định quản lý mới. Pháp luật hiện nay vẫn công nhận giá trị pháp lý của cả hợp đồng giấy và hợp đồng điện tử.
Nghị định 337 khuyến khích doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hợp đồng điện tử nhằm thuận tiện cho quản lý nhân sự, lưu trữ dữ liệu và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường số. Tuy nhiên, việc lựa chọn hình thức giao kết vẫn phụ thuộc thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động.
Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, quy định mới được kỳ vọng sẽ giúp chuẩn hóa dữ liệu lao động, giảm tranh chấp và tăng tính minh bạch trong quan hệ lao động. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp nhỏ cũng cho rằng cần có thêm thời gian để hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật và làm quen với quy trình xác thực mới qua VNeID.
Phan Long
Bài liên quan
Bình luận đã đóng.